La transmisión de conocimiento es sumamente fundamental para seguir un nivel de calidad y la identidad de un negocio. Existen una serie de herramientas que pueden ayudar a que la información sea clara para las franquicias.

El manual es definido por la Real Academia Española como “un libro en el que se compendia lo más sustancial de una materia” o “ligero y fácil de manejar, fácil de entender”. Ambas definiciones son válidas para el propósito de documentar procesos.

Cada manual presenta la información de lo general a lo particular. Los procesos deben de explicarse a detalle, donde indique los participantes y secuencia de pasos. Es recomendable dejar en anexos los formatos de apoyo y los documentos que frecuentemente son susceptibles de cambios.

Dentro de una franquicia, los manuales se dividen en dos, para el franquiciatario y para el franquiciante. Los siguientes son más comunes para una franquicia.

Manuales para el franquiciatario:

• Manual Apertura
• Manual de Elementos y Políticas de Construcción
• Manual Corporativo
• Manual de Imagen (Identidad Gráfica)
• Manual de Seguridad e Higiene
• Manual de Procesos Operativos
• Manual de Recursos Humanos

Manuales para el franquiciante:

• Manual de Comercialización de Franquicias
• Manual de Administración de Franquicias

Aunque empresarios y empleados estén especializados en el negocio, es recomendable que los manuales sean realizados por expertos en documentación, ya que realizar un manual implica observación, análisis, identificación de procesos y recursos, organización y estructuración de la información, pero sobre todo, capacidad de comunicar y transmitir las ideas correctamente.

La consistencia en lenguaje, imagen y procesos debe de estar presente, y las personas que elaboren el manual, deben de estar estrechamente interrelacionadas.

Algunos consejos útiles para el control de las versiones de los manuales son las siguientes:

• Cada manual debe incluir un número identificador de la versión y la fecha de su última actualización.
• Como franquiciante, no se debe de modificar los archivos fuente bajo el mismo nombre, es importante conservar todo el historial de versiones.
• Si se comparte los manuales en formato digital, debe de utilizarse un formato protegido contra escritura. Sólo el titular puede realizar cambios.
• Los usuarios pueden hacer observaciones y propuestas de modificación. Es importante considerarlas, y si aplica, hacer el cambio lo antes posible.
• Es indispensable tener un mecanismo definido para la notificación de actualización de procesos y su respectivo manual, que incluya un acuse de recibo formal.