Con una crisis en curso, una comunicación clara tiene mucha relevancia, pero se vuelve más complicada de conseguir que cuando las situaciones parecen normales, nuestros colaboradores, franquiciatarios y clientes tienen un gran apetito de información, por lo que estamos tentados a hacer presentaciones y comunicarnos con urgencia en lugar de con una planificación cuidadosa.

En nuestra franquicia, realizamos conversaciones con distintos rangos de colaboradores y lo hacemos preparados con “lo que” tiene que suceder y “el cómo” queremos que suceda, pero necesitamos agregar el nivel de enfoque “el por qué”.

Entonces, ¿por qué responder por qué?

Veamos el siguiente ejemplo, te acercas a uno de tus gerentes para aumentar el número de actividades, además de su carga actual, ¿Cuáles serán los pensamientos de este gerente?  es probable que sus primeras reflexiones no pasen por reorganizar sus horarios o el espacio que deba generar para atender estas nuevas actividades, o cualquier otra versión del “cómo” realizará el trabajo adicional. Cuando alguien recibe cualquier alteración de su comportamiento actual, el primer cuestionamiento que aparece suele ser ¿Por qué? Porque modificarás o agregarás nuevos hábitos solo si tienes la motivación correcta.

Tu red de franquiciatarios no es diferente, si no saben “por qué” es necesaria una nueva acción, no contarán con la motivación para apoyarte, y en estos casos los comportamientos actuales, son difíciles de cambiar y más si estos son cómodos.

En ocasiones los franquiciantes descuidan brindar los “por qué” ya sea porque visualizan que al explicar el “qué” y “cómo” es la forma más práctica y rápida o en su defecto que el “por qué” es demasiado evidente que no necesita desarrollarse.

Pero ahora planteemos que en la situación difícil en que nos encontramos, es fundamental que las personan no solo se reúnan, deben estar alineadas, colaborar y generar comunicación, pero todas esas acepciones se van construyendo a partir de la “coordinación”.

Como construyo coordinación en mi franquicia

En alguna ocasión surge una iniciativa relevante o valiosa para la organización, realizas una planificación, ajustas tu presupuesto e incluso la aterrizas en una presentación apasionada, donde llueven los aplausos y luego… no suceden las cosas.

A continuación, te comparto seis estrategias para aumentar la coordinación y disponibilidad ante nuevas estrategias dentro de tu equipo de franquicia.

1.- Reactiva conexiones frecuentes.

Cambia tu rol de solo pedir informes por el de gestionar proactivamente a tu equipo, siempre mantente al tanto de aquellos conflictos o frenos que afectan el avance, apoyar en resolverlos te permitirá contribuir a reducir los niveles de estrés y ansiedad de tus colaboradores. Esto influye enormemente en el bienestar físico y emocional del equipo.

2.- Haz un seguimiento con “porque”.

Insisto en que el “qué hacer” no es suficiente, sobre todo ahora que la nueva fuerza laboral necesita estímulos, la simple jerarquía no basta; pero tal vez, en lugar de compartir tu respuesta al “por qué”, haz que tu equipo te apoye a construirla juntos.

Por ejemplo, «Necesitamos mejorar nuestro proceso, porque (respuesta del equipo)”. Cualquier razón sigue a un «necesitamos (respuesta del equipo) porque (respuesta del equipo).» Sea lo que sea ese segundo espacio en blanco, responderá a la pregunta de «por qué» y esas respuestas te ayudarán a construir tu estrategia.

3.- Evita que los pequeños problemas se fijen en puntos débiles.

Cada uno de nuestros líderes, toman infinidad de decisiones y comparten un sinfín de puntos de vista con sus colaboradores, muchas de esas situaciones entran en una jerarquía que no ameritan reuniones de trabajo, pero que si las dejamos pasar se pueden convertir en problemas inminentes.

Define un horario al día, para que tu equipo pueda contar contigo por atender un tema en un margen de 10 minutos, atiende por medio de videoconferencia en una reunión dedicada a esos pequeños problemas diarios que pueden entorpecer el flujo de trabajo y que, de desatenderlos, los puede convertir en problemas más graves.

4.- Crear rituales, es una forma de restaurar.

Estamos en tiempos llenos de imprevistos y cambios constantes, los rituales brindan certidumbre y estructura. Abrir una reunión haciendo que todos compartan una palabra para describir su estado de ánimo seguido de una frase de aliento (o dejarlos “pasar”), también puedes proponer algún tema para la reunión de cada semana, Al crear un ritual predecible y liderar con el ejemplo, los lideres pueden fomentar una sensación de conexión, seguridad y diversión, incluso mientras sus departamentos o equipos son azotados por las fuerzas del cambio.

5.- Sé claro con tu disponibilidad y tiempo.

Mencioné en puntos anteriores el estar más disponible para su equipo inmediato, lo cual puede ser una desventaja o incluso puede ser que algunos colaboradores no quieran una conexión tan frecuente, ya sea porque esta crisis aun los afecta y no han logrado adaptarse o por otro lado algunos puedan necesitar más tiempo del que usted puede brindar. Debemos ser transparentes sobre la disponibilidad, establece tus tiempos para estar disponible e invita a que ellos realicen lo mismo con sus colaboradores. Al ser claro y comunicar tu disponibilidad, puedes ayudar a los miembros de tu equipo a sentirse mejor conectados y abordar cualquier inquietud o pregunta a medida que surjan.

6.- Invita a los problemas también, no sólo a las soluciones.

Invita a los colaboradores a llegar a tus reuniones con problemas, incluso si aún no encuentran soluciones, debes tener la sensibilidad de traducir aquellos indicadores tácticos que evidencian problemas en ciernes o maduros. En una reunión presenta estas complicaciones e invita en forma de desafío al equipo a brindar posibles soluciones, esto permite crear soluciones en conjunto a la par que estas dinámicas van a ir permeando a toda la cadena.

En tiempos como estos, los franquiciatarios, clientes y principalmente sus colaboradores necesitan tus conocimientos, experiencia y liderazgo, en este momento tienes la oportunidad única para motivarlos a avanzar en medio de la incertidumbre. Entre mejor logres que se coordinen, podrás conseguir inspirarlos y motivarlos a ser el valor agregado que tu modelo de franquicia necesita en estos momentos de crisis.